Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Raisio Oyj (Y-tunnus 0664032-4)
Postiosoite: PL 101, 21201 Raisio
Käyntiosoite: Raisionkaari 55, 21200 Raisio
Puhelin: 02 443 2111
Osakasluetteloa tai yhtiökokousta koskevissa kysymyksissä voi olla yhteydessä Raisio Oyj:n osakaspalveluun sähköpostitse osakaspalvelu(at)raisio.com tai puhelimitse 02 443 2111 (arkisin klo 9.00-15.00).
Kysymykset tästä tietosuojaselosteesta tai siinä kuvatusta henkilötietojen käsittelystä voi lähettää osoitteeseen privacy(at)raisio.com.
Rekisterin nimi
Raisio Oyj:n osakasluettelon ja yhtiökokousluetteloiden tietosuojaseloste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on osakeyhtiölaissa (624/2006) tarkoitetun yhtiön osakasluettelon ja yhtiökokousten luetteloiden ylläpitäminen ja niiden sisältämien tietojen käyttäminen lakisääteisiin tarkoituksiin.
Raisio Oyj:n osakkeet ovat arvo-osuusjärjestelmässä, jota ylläpitää Euroclear Finland Oy (Arvopaperikeskus). Arvo-osuusrekisteriä koskeva Euroclear Finland Oy:n tietosuojaseloste on luettavissa osoitteessa https://www.euroclear.com/finland/fi/who-we-are/gdpr.html
Siltä osin kuin käsittely on tarpeen mm. osakkeenomistajan tavoittamiseksi tai yhtiökokousasioista tiedottamiseksi, käsittely perustuu yhtiön oikeutettujen etujen toteuttamiseen.
Yhtiökokoukseen ilmoittautumisen yhteydessä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa osakkeenomistajien, heidän edustajiensa ja avustajiensa ilmoittautuminen yhtiökokoukseen, varmentaa osakkeenomistajan omistus sekä ennakkoäänestyksen ja mahdollisen verkkolähetyksen seuraamisen järjestäminen. Mikäli pyydettyjä tietoja tietoja ei toimiteta, rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan ilmoittautumista.
Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö
Osakasluettelossa osakkeenomistajasta käsitellään seuraavia henkilötietoja:
- nimi
- hallintarekisteröinnin hoitajan nimi
- henkilö- tai yksilöintitunnus
- yhteys- maksu- ja verotustiedot
- osakkeiden lukumäärä osakelajeittain
- arvopaperikeskuksen osapuoli, jonka hoidossa olevalle arvo-osuustilille osakkeet on kirjattu
- osakkeen historiatieto ja tieto maksetuista osingoista
Yhtiökokouksia varten arvo-osuusjärjestelmään kuuluvista osakkeista pidetään yhtiökokouksen täsmäytyspäivän osakasluetteloa sekä luetteloa kokoukseen ilmoittautuneista ja kokoukseen osallistuneista osakkeenomistajista, heidän avustajistaan ja edustajistaan.
Yhtiökokousluetteloissa osallistujista käsitellään mm. seuraavia tietoja:
- nimi
- henkilö- tai yksilöintitunnus
- yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
- arvo-osuustilinumero
- osakkeiden ja äänien määrä
- äänet asiakohdittain
- mahdollisen avustajan nimi
- mahdollisen asiamiehen nimi ja henkilötunnus/syntymäaika
Rekisterissä olevien henkilötietojen säilytysaika
Osakasluettelossa olevia tietoja säilytetään niin kauan kuin osakastiedoissa ei ole tapahtunut muutosta omistajavaihdoksen myötä, minkä jälkeen osakasluettelo päivitetään vastaamaan ajantasaisia omistajatietoja.
Maksuun liittyviä tietoja säilytetään rekisterissä kirjanpitolain ja ennakkoperintälain mukaisesti.
Yhtiökokoukseen liittyviä tietoja säilytetään rekisterissä siihen asti, kunnes yhtiökokoukseen ilmoittautuneiden varmentaminen ja tietojen käsittelytarve yhtiökokouksen ja pöytäkirjan laatimisen osalta on päättynyt. Osakeyhtiölain kanneaikaa koskevat säännökset edellyttävät rekisterinpitäjää säilyttämään yhtiökokoukseen liittyviä henkilötietojen kolme kuukautta yhtiökokouksen päättymisestä. Osallistujaluettelo, joka sisältää kokoukseen osallistuneiden nimet, osake- ja äänimäärät, liitetään yhtiökokouksesta laadittavaan pöytäkirjaan ja säilytetään siten pysyvästi osakeyhtiölain vaatimalla tavalla.
Lain mukaan arvo-osuusrekisteriin liittyvät tiedot, ml. henkilötiedot Euroclear Finland säilyttää arvo-osuusrekisterin rekisterinpitäjänä pysyvästi.
Säännönmukaiset tietolähteet
Osakasluettelon tiedot ovat peräisin arvo-osuusjärjestelmästä. Yhtiökokousluetteloiden henkilötiedot saadaan osakasluettelosta sekä kokoukseen ilmoittautuvilta osakkeenomistajilta tai heidän puolestaan tai lukuunsa toimivilta.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot
Raisio Oyj voi siirtää ja luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:
- yhtiökokousilmoittautumis- ja äänestysjärjestelmää ylläpitävälle Euroclear Finland Oy:lle sekä tarpeen mukaan muille luotetuille palveluntarjoajille, jotka toimivat rekisterinpitäjän lukuun;
– konsernin sisällä; ja
– kun tiedon luovuttaminen on tarpeen rekisterinpitäjän oikeuksien turvaamiseksi, rekisteröidyn tai muiden turvaamiseksi, petosten tutkimiseksi tai viranomaisten pyyntöihin vastaamiseksi.
Yhtiökokousta varten laadittu tilapäinen osakasluettelo on Euroclear Finland Oy:n sääntöjen mukaan julkinen yhtiökokouspäivän ja kolmen edeltävän arkipäivän ajan. Osakasluettelosta on nähtävissä seuraavat tiedot: osakkeenomistajan nimi ja osoite tai kotikunta, syntymäaika, kansalaisuus, omistustiedot sekä tiedot mahdollisista yhteisomistajista. Luettelo yhtiökokouksen osallistujista on luovutettavissa osana Raisio Oyj:n yhtiökokousmateriaalia osakeyhtiölain mukaisesti.
Raisio Oyj:n internetsivuilla (www.raisio.com/sijoittajat/osakkeenomistajat/osakkeenomistajat-ja-omistusrakenne/) ilmoitetaan myös seuraavat tiedot sadasta eniten osakkeita omistavasta osakkeenomistajasta: nimi, osakemäärä, prosenttiosuus kaikista osakkeista, muutos kappalemäärässä ja prosentuaalisesti edelliseen kuukauteen verrattuna sekä äänimäärä. Palvelun teknisenä toteuttajana toimii Eurolandcom AB osapuolten välisen kirjallisen sopimuksen perusteella.
Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle lainsäädännön sallimissa rajoissa. Tällöin siirto tapahtuu käyttäen EU-komission tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita tai muuta tietosuojalainsäädännön sallimaa siirtomekanismia. Arvo-osuusjärjestelmässä olevien henkilötietojen käsittely tapahtuu Euroclear Finland Oy:n ilmoittamissa kolmansissa maissa, jolloin Euroclear Finland Oy huolehtii tarvittavien sopimusten tekemisestä.
Osakasluettelo on julkisesti nähtävissä Euroclear Finland Oy:n toimipisteessä. Euroclear Finland Oy voi luovuttaa tietoja journalistiseen, tutkimus- tai suoramarkkinointikäyttöön, mikäli rekisteröity ei ole kieltänyt tällaista luovuttamista. Lisätietoja on saatavissa Euroclear Finland Oy:ltä www.euroclear.com/finland/fi/Public_register.html.
Jos maistraatti on määrännyt väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain perusteella osakkeenomistajaa koskevien tietojen luovutusrajoituksesta (ns. turvakielto) ja rajoituksesta on ilmoitettu yhtiölle, osakkeenomistajasta osakasluetteloon merkityn kotikunnan, osoitteen ja muun yhteystiedon saa luovuttaa vain viranomaisille lain edellytyksien täyttyessä. Turvakiellon luovutusrajoitukset eivät koske mahdollisesti osakasluetteloon merkittyä yhteysosoitetta, joka voidaan luovuttaa myös muille kuin viranomaisille.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Raisio Oyj käyttää käyttää asianmukaisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia suojakeinoja tietojen suojaamiseksi väärinkäytöksiltä.
Järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sekä fyysiset asiakirjat sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa seuraavat oikeudet:
- Tarkastusoikeus – Rekisteröidyillä on oikeus tutustua tietoihin ja tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.
- Oikeus virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamiseen tai oikaisemiseen
- Oikeus tietojen poistamiseen – jos tietoja ei enää tarvita niille määriteltyyn käyttötarkoitukseen tai jos käsittelylle ei enää ole olemassa lainmukaista perustetta. Lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen tarvittavia henkilötietoja ei kuitenkaan voida poistaa.
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jolloin tietoja säilytetään rekisterissä, kunnes tietojen oikeellisuus on varmistettu.
- Oikeus vastustaa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Raisio Oyj ei käsittele rekisterissä olevia henkilötietoja kohdennettuun mainontaan eikä suoramarkkinointitarkoituksiin. (Ks. kuitenkin yllä kohta ”Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot”.)
- Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen tai sopimukseen, jolloin rekisteröidyllä ei ole oikeutta siirtää henkilötietoja toiselle rekisterinpitäjälle.
Pyynnöt tulee esittää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään käyttäen yllä todettuja yhteystietoja. Pyynnön esittäjän tulee todistaa henkilöllisyytensä hyväksyttävästi.
Arvo-osuusjärjestelmää koskevissa asioissa tulee olla yhteydessä Euroclear Finland Oy:hyn.
Mikäli rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut tämän tietosuojaselosteen tai voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisia velvoitteita, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki, tietosuoja(at)om.fi.
Tietosuojaselosteen muuttaminen
Rekisterinpitäjä voi muuttaa tätä tietosuojaselostetta liiketoimintansa kehittämisen tai lainsäädännön muuttumisen perusteella.
Päivitetty 8.2.2024
