Raisio-konsernin ilmoituskanava väärinkäytösepäilyistä (whistleblowing)

Raisio-konserni on sitoutunut toimimaan vastuullisesti ja arvojensa sekä yleisten toimintaperiaatteidensa (Code of Conduct) mukaisesti sekä noudattamaan liiketoiminnassa lakeja sekä viranomaisten ohjeita ja määräyksiä. Näiden päämäärien saavuttamiseksi on välttämätöntä, että olemme aina tietoisia mahdollisista rikkomuksista ja väärinkäytöksistä, jotka liittyvät toimintaamme.

Raisio-konsernissa on käytössä menettely ja kommunikaatiokanava, jonka kautta konsernin palveluksessa oleva henkilö tai konsernin asiakas, yhteistyökumppani tai muu sidosryhmään kuuluva voi ilmoittaa halutessaan myös nimettömänä Raisio-konserniin tai sen toimintaan liittyvistä epäillyistä väärinkäytöksistä.

Ilmoituksen voi tehdä epäilyistä tai havainnoista koskien epäeettistä toimintaa tai väärinkäytöksiä, joita voivat olla esimerkiksi lakien ja säännösten noudattamatta jättäminen, Raision yleisten toimintaperiaatteiden (Code of Conduct) vastainen toiminta, korruptio, lahjonta tai eturistiriidat taikka finanssimarkkinoita ja erityisesti arvopaperimarkkinoita koskevien säännösten ja määräysten rikkominen.

Konsernin palveluksessa olevan henkilön tulee raportoida työyhteisössä havaitusta väärinkäytöksestä tai epäillystä rikkomuksesta ensisijaisesti omalle esimiehelle tai tämän esimiehelle. Mikäli se ei ole sopiva väylä, voi tehdä ilmoituksen tämän ilmoituskanavan kautta.

Kyseessä ei ole kiireellisten asioiden ilmoituskanava. Mikäli omaisuus taikka ihmishenki on vaarassa, kehotamme olemaan yhteydessä yrityksemme turvallisuusasioista vastaaviin henkilöihin ja tarvittaessa viranomaisiin.

Järjestelmän kautta ei pidä lähettää sellaista tietoa, jonka paljastaminen saattaisi olla kiellettyä siinä maassa jossa asut. Tällaista tietoa saattavat olla mm. valtiosalaisuudet sekä maanpuolustukseen kuuluvat asiat. Ilmoituskanava ei myöskään ole tarkoitettu asiakasreklamaatioita tai asiakaspalautteita varten. Reklamaatioissa tai palautteissa tulee olla yhteydessä Raision kuluttajapalveluun palautelomakkeella, puhelimitse tai postitse.

Kyseessä ei ole kiireellisten asioiden ilmoituskanava.

Mikäli omaisuus taikka ihmishenki on vaarassa, kehotamme olemaan yhteydessä yrityksemme turvallisuusasioista vastaaviin henkilöihin ja tarvittaessa viranomaisiin.

Ilmoitusten käsittelijät

Raisio-konsernissa ilmoituksia käsittelevät laki- ja vastuullisuusasioista vastaava johtaja, talousjohtaja ja konsernilakimies. Vain nimetyillä käsittelijöillä on pääsy ilmoituksiin ilmoituskanavamme kautta ja heitä sitoo salassapitovelvoite. Käsittelijät voivat pyytää tietoja ja asiantuntemusta muilta henkilöiltä luottamuksellisesti. Käsittelijät raportoivat saaduista ilmoituksista kootusti Raisio Oyj:n ylimmälle johdolle.

Käsittelyprosessi

Ilmoituskanavan kautta tulleet viestit käsitellään luottamuksellisesti. Ilmoitukset voi tehdä omalla nimellä tai nimettömästi. Varmistamme, että ilmoittajan henkilöllisyys pysyy salassa ja ettei ilmoittajalle aiheudu kielteisiä seurauksia, vaikka ilmoitus ei johtaisikaan jatkotoimiin tai tutkimuksiin. Ilmoituskanavan väärinkäyttö tekemällä tahallisesti vääriä ilmoituksia on kuitenkin kiellettyä ja voi johtaa oikeudellisiin jatkotoimenpiteisiin.

Kaikki ilmoitukset käsitellään. Käsittelijät voivat kuitenkin hylätä ilmoituksen, jos:

• ilmoitettu asia ei kuulu näiden ohjeiden mukaisesti ilmoitettaviin asioihin
• ilmoitusta ei selvästi ole tehty vilpittömässä mielessä tai se on tehty vain vahingoittamistarkoituksessa taikka se koskee yksityisiä tietoja, kuten terveyttä, poliittista, seksuaalista tai uskonnollista näkemystä
• ilmoituksen perusteella ei ole saatavilla riittävästi tietoa, jotta lisätutkimus olisi mahdollinen
• ilmoituksessa esitetty asia on jo ratkaistu.

Kaikista asianmukaisista ilmoituksista tehdään perusteellinen selvitys. Ilmoituksen selvitykseen ei osallistu henkilö, jota epäily koskee tai jolla on yhteyksiä siihen.

Ilmoittajalle annetaan tieto ilmoituksen vastaanottamisesta ja esitetään mahdollisia lisäkysymyksiä 7 päivän sisällä ilmoituksen vastaanottamisesta ja palaute kolmen kuukauden kuluessa. Ilmoittaja ja käsittelijät voivat käydä keskustelu ilmoituksesta nimettömästi ilmoituskanavan kautta.

Jos ilmoittaja tekee ilmoituksen omalla nimellään, hänen nimeään ei paljasteta muille kuin ilmoituksen käsittelijöille. Jos ilmoitus koskee rikosta, ilmoittajan henkilöllisyys voidaan kuitenkin joutua paljastamaan viranomaisen suorittaman esitutkinnan ja oikeudenkäyntien yhteydessä.

Tietojen poistaminen ja tietosuoja

Ilmoituksissa olevat henkilökohtaiset tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita tutkimus- ja täytäntöönpanotarkoituksiin. Mikäli ilmoitus johtaa oikeudelliseen käsittelyyn, saatetaan tietoja joutua säilyttämään oikeuskäsittelyn edellyttämän ajan.

Ilmoituskanavan tietosuojaperiaatteet