Rekisterin nimi

Raisio-konsernin väärinkäytöksiä koskevien ilmoitusten rekisteri (whistleblowing-kanava)

Rekisterinpitäjä

Raisio Oyj (Y-tunnus 0664032-4)
omasta ja samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden puolesta
Osoite: Raisio Oyj, PL 101 (Raisionkaari 55), 21201 Raisio
Puh. (02) 443 2111

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Lakiasiainjohtaja Sari Koivulehto-Mäkitalo
Osoite: Raisio Oyj, PL 101 (Raisionkaari 55), 21201 RAISIO
Puh. (02) 443 2111
Sähköposti: privacy@raisio.com

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kerättäviä tietoja käytetään sähköisen ilmoituskanavan (Whistleblowing-kanavan) tai muulla tavalla saatujen väärinkäytösilmoitusten käsittelyyn voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietojen käsittelyperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu sekä lakisääteiset velvoitteet.

Järjestelmän kautta voi ilmoittaa luottamuksellisesti ja halutessaan nimettömänä epäilyjä tai havaintoja eettisten periaatteiden vastaisesta menettelystä, väärinkäytöksistä, finanssimarkkinoita ja arvopaperimarkkinoita koskevia rikkomusepäilyjä sekä mahdollisia rahanpesuun taikka terrorismin rahoittamiseen liittyviä epäilyjä.

Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö

Rekisterissä käsitellään rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja ilmoituksen tekijästä ja ilmoituksen kohteesta sekä niistä henkilöistä, joiden todetaan ilmoituksen perusteella kytkeytyvän epäiltyyn väärinkäytökseen.

Rekisterissä ei käsitellä sellaisia rekisteröidyn yksityiselämään liittyviä tietoja, joilla ei ole kytköstä rekisteröidyn työtehtäviin tai ilmoituksen kohteena olevaan asiaan.

Rekisterissä voidaan käsitellä sellaisia arkaluonteisia tietoja, joiden käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi, puolustamiseksi tai ratkaisemiseksi.

Ilmoittajaa ja ilmoituksen kohdetta koskevat perustiedot:

• etu- ja sukunimet
• työnantajan nimi
• työtehtävä
• yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)

Ilmoituksen kohteen työsuhteeseen liittyvät tiedot:

• työtehtävien nykyinen ja aikaisempi sisältö
• esimiehen ja yksikön nimi

Ilmoitusta koskevat tiedot, kuten

• päivä, jona ilmoitus on tehty
• väitetyn tapahtuman/toiminnan ajankohta
• väitetyn tapahtuman/toiminnan sisältö

Ilmoituksesta aiheutuneita toimenpiteitä ja seuraamusta koskevat tiedot, kuten

• ilmoittajalle tehty ilmoitus siitä, ettei anonymiteettiä voida tietyissä tilanteissa taata
• rekisterinpitäjän päätös ilmoituksesta aiheutuvista toimenpiteistä
• tieto ilmoituksen kohteen rikollisesta teosta, rangaistuksesta tai muusta rikoksen seuraamuksesta

Tietolähteet

Henkilötiedot kerätään ilmoituksen tekijältä sekä rekisterinpitäjän ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden työntekijöiltä.

Lisäksi henkilötietoja saattaa kertyä rekisterinpitäjän omassa toiminnassa ilmoitusta käsiteltäessä.

Tietojen siirtäminen tai luovuttaminen

Tietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän organisaatiossa nimetyille tahoille ilmoituksen tarkempaa selvitystä varten sekä kulloinkin voimassa olevan henkilötietolainsäädännön sallimin ja velvoittamin tavoin, viranomaisille (mm. poliisi) tilanteessa, jossa rekisterinpitäjällä on lakisääteinen velvollisuus ilmoittaa rikkomuksesta ja tilanteissa, joissa tehdään lakiin perustuvaa yhteistyötä viranomaisten kanssa.

Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Jos siirto tai luovutus EU:n tai ETA:n ulkopuolelle olisi henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, noudatetaan siirrossa ja käsittelyssä lainsäädännön vaatimuksia, kuten EU:n komission hyväksymiä vakiolausekkeita.

Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmään liittyvien palveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää palvelukumppaneille lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

Henkilötietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa ja kuitenkin enintään viisi vuotta, ellei tietojen edelleen säilyttäminen tätä pidempään ole tarpeen asian käsittelyn, rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin, viranomaistutkinnan taikka ilmoituksen tekijän tai ilmoituksen kohteena olevan henkilön oikeuksien turvaamiseksi.

Tietojen edelleen säilyttämisen tarpeellisuus tutkitaan viimeistään kahden vuoden kuluttua edellisestä tarkistamisesta.

Ilmoituksista voidaan laatia anonyymia tilastoaineistoa, jota voidaan säilyttää ilman aikarajoja.

Aiheettomat ilmoitukset anonymisoidaan välittömästi, mikäli ilmoituksessa on annettu henkilötietoja.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot suojataan huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja.

Henkilötietoja käsittelevät vain nimetyt henkilöt, joiden työtehtäviin käsittely liittyy. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti käsitellä fyysisinä asiakirjoina. Tällaista aineistoa säilytetään aina lukituissa säilytystiloissa, jotka on suojattu kulunvalvontamenettelyin. Sähköisessä muodossa olevat tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Ilmoituskanavan teknisestä toteutuksesta vastaa ulkopuolinen yhteistyökumppani (WhistleB, Whistleblowing Centre). WhistleB käsittelee henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. WhistleB ei tallenna IP-osoitteita tai muita tietoja, joilla voisi tunnistaa ilmoituksen lähettäjän.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Oikeus käsittelyn vastustamiseen
• Oikeus saada ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Rekisteröidyllä ei kuitenkaan ole tarkastusoikeutta kaikkiin rekisterissä oleviin tietoihin ja erityisesti ilmoituksen tehneen toisen henkilön tietoihin, jos tietojen antaminen saattaisi haitata rikosten ehkäisemistä tai selvittämistä tai jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa jonkun muun oikeuksille.

Jos vain osa rekisteröityä koskevista tiedoista on sellaisia, että ne jäävät tarkastusoikeuden ulkopuolelle, rekisteröidyllä on oikeus saada tietää muut hänestä talletetut tiedot.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, puutteellisen, tarpeettoman taikka vanhentuneen tiedon tiedon oikaisemista tai poistamista rekisteristä huomioiden edellä selostettu tarkastusoikeuden rajoitus.

Oikeuksien käyttöä koskevat pyynnöt tulee esittää rekisteristä vastaavalle henkilölle kirjallisesti. Esittäjän tulee todistaa henkilöllisyytensä hyväksyttävästi. Rekisterinpitäjä antaa vastauksen
kirjallisena henkilötietolainsäädännön mukaisessa ajassa (pääsääntöisesti yhden kuukauden kuluessa).

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän tietosuojalausekkeen tai voimassaolevan henkilötietolainsäädännön vastaisesti: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki; puhelin: 029 56 66700; tietosuoja(at)om.fi.

Muutokset

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta liiketoimintansa kehittämisen tai lainsäädännön muuttumisen perusteella.